¿QUE ES LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS?
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El 31 de marzo de cada año vence el plazo para que los conjuntos y edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal realicen la asamblea general de copropietarios, de conformidad con la Ley 675 de 2001.
La asamblea general de copropietarios tiene como fin examinar la situación general de la propiedad horizontal, efectuar los nombramientos necesarios y aprobar las cuentas del período anterior y el presupuesto para el siguiente año (artículo 39 de la Ley 675 de 2001).
Integración y alcance de sus decisiones.
La Asamblea General la constituirán los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el quórum y las condiciones previstas en la norma y en el reglamento de propiedad horizontal.
Todos los propietarios de bienes privados que integran el edificio o conjunto tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella. El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado.
Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del edificio o conjunto.
Naturaleza y funciones.
La Asamblea General de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de la ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:
1. Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración.
2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el consejo administrativo y el administrador.
3. Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.
4. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
5. Elegir y remover los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al revisor fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, será de un año.
6. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
7. Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.
8. Decidir la reconstrucción del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en el capítulo en que se ha explicado.
9. Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
10. Aprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica.
11. Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al fondo de imprevistos de que trata la norma.
12. Las demás funciones fijadas por ley, en los decretos reglamentarios de la misma, y en el reglamento de propiedad horizontal.
La Asamblea General de propietarios se conforma únicamente por los propietarios de los bienes privados, por ello es necesario que en caso de aparecer a la reunión el/la cónyuge o compañero permanente o el inquilino del propietario de cualquier unidad privada se expida mandato completo y firmado de manera debida para que actué con voz y con voto, esto toda vez que es muy común que se acerquen con intención de surtir el llamado a la asamblea, los familiares no propietarios y en ocasiones se entiende por derecho que al ser casados pueden actuar de manera libre y con voto lo cual es incorrecto.
Reuniones.
La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de éste, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.
Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del revisor fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.
Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en éste.
Las decisiones por comunicación escrita son una innovadora figura que permite a los propietarios dar su voto sin participar en la deliberación cumpliendo con que el documento lleve de manera clara y sin espacio al error la decisión, su nombre, la fecha en que se emite y su firma.
La convocatoria debe contener una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.
De los derechos de los moradores no propietarios.
Derechos de los moradores no propietarios fueron tratados por la Corte Constitucional y en sus deliberaciones y con ponencia de acuerdo a los requisitos fue declarado exequible por la Corte Constitucional en Sentencia C-318 de 2002, M.P. Alfredo Beltrán Sierra, bajo el entendido que los moradores no propietarios de inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal podrán ejercer ante las autoridades internas del mismo el derecho de petición, así como el de ser oídos en las decisiones que puedan afectarlos, conforme a lo expuesto en la parte motiva de dicha sentencia.
Se observa en la ponencia que no es potestad única la decisión sobre los propietarios en las decisiones que afectan a los moradores de libre derecho de las unidades privadas y que no cuentan con título de dueño, máxime si estas decisiones afectan sus derechos por las decisiones adoptadas por las Asamblea General, luego les será permitido establecer derechos de petición, obtener respuesta pronta, ser oídos antes de que se tomen las decisiones finales a que se les garantice el debido proceso y a que se les permita el derecho a la defensa incluso actuando por intermedio de apoderado ante las autoridades de la PH o del municipio.
Reuniones por derecho propio.
Si no fuere convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.).
Será igualmente válida la reunión que se haga en cualquier día, hora o lugar, sin previa convocatoria, cuando los participantes representen la totalidad de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, sin perjuicio de lo previsto en la norma, para efectos de mayorías calificadas.
Reuniones de segunda convocatoria.
Si convocada la Asamblea General de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista anteriormente y deberá dejarse constancia de lo establecido siempre por escrito o en medio de prueba suficiente.
Reuniones no presenciales.
Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la Asamblea General cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.
Para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.
Reuniones extraordinarias.
La Asamblea General se reunirá de manera extraordinaria cuando la urgencia o la necesidad imprevista así lo ameriten convocada de cualquiera de las siguientes partes. 1) Del Administrador. 2) Del consejo de administración. 3) Del revisor fiscal. 4) De un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.
Decisiones por comunicación escrita.
Serán válidas las decisiones de la Asamblea General cuando, convocada la totalidad de propietarios de unidades privadas, los deliberantes, sus representantes o delegados debidamente acreditados, expresen el sentido de su voto frente a una o varias decisiones concretas, señalando de manera expresa el nombre del copropietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la fecha y hora en que se hace.
En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los coeficientes que integran el edificio o conjunto. Si los propietarios hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un (1) mes, contado a partir del envío acreditado de la primera comunicación.
Decisiones en reuniones no presenciales.
En los casos en que se presenten reuniones no presenciales o de decisiones de comunicación escrita, las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita, expresada esta última dentro del término previsto de máximo un (1) mes. Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo. Quórum y mayorías. Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas anteriormente, la Asamblea General sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión.
Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integran el edificio o conjunto. Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada indicada.
Las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en la norma, siempre serán consideradas absolutamente nulas.
Decisiones que exigen mayoría calificada.
Reiterando el tema de las decisiones que considero de suma importancia es importante aclarar que estas se pueden tomar por mayoría simple o voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión (siempre y cuando la asamblea se reúna con el quorum mínimo para deliberar) tal y como lo reitera la ley y la Corte Constitucional en su sentencia C.738 de 2002 se da la figura del “Voto Calificado” que actúa como excepción a la norma general, las siguientes decisiones requerirán mayoría calificada del setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto:
1. Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una sensible disminución en uso y goce.2. Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales.3. Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.4. Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.5. Reforma a los estatutos y reglamento.6. Desafectación de un bien común no esencial.7. Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%).8. Cambio de destinación genérica de los bienes de dominio particular, siempre y cuando se ajuste a la normatividad urbanística vigente.9. Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.10. Liquidación y disolución.
Actas.
Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
En los eventos en que la asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.
Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.
La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.
Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el alcalde municipal o distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo.
Las decisiones que se toman por parte de la Asamblea General de Propietarios deben constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de dicha asamblea, lo que hace entender que previo al inicio de toda Asamblea estos cargos deben quedar perfectamente delegados, enumerando en forma consecutiva y llenando como mínimo los siguientes puntos:
1) Lugar, fecha y hora de inicio de la reunión; los nombres de las personas que han actuado como presidente y secretario de dicha Asamblea acompañados de sus respectivos números de identificación ciudadana.2) El número y nombre de los propietarios de bienes de dominio privado presentes o representados de forma debida y de acuerdo al reglamento.3) Detalle de los coeficientes de copropiedad o de los porcentajes de participación representados en la asamblea.4) Detalle de los asuntos tratados en la asamblea.5) Las decisiones que se han tomado y cuáles fueron los votos obtenidos por estas decisiones a favor y en contra, como los votos en blanco si los hubiere.6) En caso de haber sido ejercidas, se deben adjuntar las constancias presentadas durante la asamblea.7) Detalle de las designaciones que se han efectuado como las de figura de Administrador, Revisor Fiscal etc…8) La fecha y la hora en la que terminan la asamblea.
Procedimiento ejecutivo.
En los procesos ejecutivos entablados por el representante legal de la persona jurídica para el cobro de multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses, sólo podrán exigirse por el juez competente como anexos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.
La acción ejecutiva a que se refiere, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la normatividad colombiana.
Impugnación de decisiones de la Asamblea.
El administrador, el revisor fiscal y los propietarios de bienes privados, pueden de así considerarlo impugnar las decisiones de la Asamblea General de propietarios, cuando a su criterio estas no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal.
La impugnación sólo podrá intentarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta. Será aplicable el procedimiento consagrado en el artículo 194 del Código de Comercio o en las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.
Ello quiere decir que el proceso a seguir será el previsto en el Código de General del Proceso Civil para los procesos verbales, igualmente sujeto a la caducidad si no se interpone dentro de los dos (2) meses siguientes a la Asamblea.
Excepto las decisiones de la Asamblea General, por medio de las cuales se impongan sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se regirán por lo dispuesto y explicado con anterioridad en lo referente a los procesos de imposición de sanciones no pecuniarias.
¿Qué sucede con las reuniones no presenciales y mixtas?
El Decreto 176 de 2021 contempló una aplicación extensiva para las propiedades horizontales, estableciendo que las sociedades pueden escoger si la reunión ordinaria de una asamblea será presencial, no presencial o mixta. Es así como, cada asociado o propietario será responsable de contar con los medios óptimos y necesarios para participar en la respectiva reunión. Esto es una obligación exclusiva del propietario. De manera similar, este Decreto le ordena al Administrador la obligación de dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión y verificar la identidad de los participantes.
Por otro lado, para responder quiénes pueden asistir y votar en la Asamblea, se debe precisar que el artículo 37 de la Ley 675 de 2001 señala que tendrán derecho a votar todos los propietarios de bienes privados que integren el edificio. Siendo así, para que los arrendatarios y tenedores puedan participar en las votaciones, deberán exhibir el poder otorgado por el propietario donde se les brinde esta facultad. En este mismo sentido, nos permitimos anotar que la Ley no prohíbe de manera expresa que los propietarios en mora participen de la reunión y de las votaciones, sin embargo recomendamos revisar lo dispuesto en el Reglamento para estos casos.
Asimismo, es importante destacar que las decisiones tomadas en la reunión se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario, en donde debe indicarse: el tipo de reunión, fecha de convocatoria, orden del día, nombre y calidad de asistentes, su unidad privada y coeficiente de propiedad y los votos emitidos. Transcurridos 20 días esta acta debe ponerse a disposición de los propietarios, es decir, la misma debe reposar en el domicilio de la administración o enviarse una copia a los propietarios. La publicidad del acta es esencial ya que, después de remitido o publicado el documento, los interesados cuentan con el término de 2 meses para impugnar el acta a través de un proceso judicial[1], en aquellos casos donde consideren que las decisiones allí consignadas son contrarias al reglamento o la Ley.
Finalmente, compartimos algunas recomendaciones para tener en cuenta a la hora de realizar estas Asambleas: Validar que las personas que se encuentren en la asamblea estén facultadas para asistir a la reunión. Revisar poderes cuando no acude el propietario.
Tratar, únicamente, los temas propuestos en el orden del día.
Verificar el quórum antes de aprobar cualquier decisión, no solo al inicio de la Asamblea
Controlar el tiempo de las intervenciones.
Cumplir con los términos para poner a disposición el acta a los propietarios.
Por otro lado, para responder quiénes pueden asistir y votar en la Asamblea, se debe precisar que el artículo 37 de la Ley 675 de 2001 señala que tendrán derecho a votar todos los propietarios de bienes privados que integren el edificio. Siendo así, para que los arrendatarios y tenedores puedan participar en las votaciones, deberán exhibir el poder otorgado por el propietario donde se les brinde esta facultad. En este mismo sentido, nos permitimos anotar que la Ley no prohíbe de manera expresa que los propietarios en mora participen de la reunión y de las votaciones, sin embargo recomendamos revisar lo dispuesto en el Reglamento para estos casos.
Asimismo, es importante destacar que las decisiones tomadas en la reunión se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario, en donde debe indicarse: el tipo de reunión, fecha de convocatoria, orden del día, nombre y calidad de asistentes, su unidad privada y coeficiente de propiedad y los votos emitidos. Transcurridos 20 días esta acta debe ponerse a disposición de los propietarios, es decir, la misma debe reposar en el domicilio de la administración o enviarse una copia a los propietarios. La publicidad del acta es esencial ya que, después de remitido o publicado el documento, los interesados cuentan con el término de 2 meses para impugnar el acta a través de un proceso judicial[1], en aquellos casos donde consideren que las decisiones allí consignadas son contrarias al reglamento o la Ley.
Finalmente, compartimos algunas recomendaciones para tener en cuenta a la hora de realizar estas Asambleas: Validar que las personas que se encuentren en la asamblea estén facultadas para asistir a la reunión. Revisar poderes cuando no acude el propietario.
Tratar, únicamente, los temas propuestos en el orden del día.
Verificar el quórum antes de aprobar cualquier decisión, no solo al inicio de la Asamblea
Controlar el tiempo de las intervenciones.
Cumplir con los términos para poner a disposición el acta a los propietarios.
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