EL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL 

¿Qué es el administrador?

El administrador de una propiedad horizontal es el representante de la persona jurídica, a quien mediante decisión de la asamblea general, se le encomendó la administración del edificio o conjunto, para que realice los actos y contratos necesarios para el funcionamiento de la propiedad horizontal, de acuerdo con las normas legales y en representación de la misma.

Naturaleza del administrador

La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la Asamblea General de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. 

Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias, lo que significa que solo responderá por los perjuicios que cause por dolo o culpa grave o leve a la persona jurídica, a los propietarios a terceros en general a quienes afecte directamente, el dolo se entiende como la intención de causar daño y por culpa se entiende el descuido grave o negligente en el manejo de los negocios de otros y leve cuando falta la diligencia y cuidado que las personas emplean ordinariamente en el manejo de los negocios propios. 

Como dato extra existe también la culpa levísima, que corresponde a la falta esmerada de responsabilidad está ya algo más diligente y más cuidadosa. 

Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal. 

Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando éste no exista, el presidente de la Asamblea General. 

En los casos de conjuntos residenciales, y edificios y conjuntos de uso mixto y comercial, quien ejerza la administración directamente, o por encargo de una persona jurídica contratada para tal fin, deberá acreditar idoneidad para ocupar el cargo, que se demostrará en los términos del reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional y los cuales a la fecha no están limitados y puede cualquier persona ocupar dicho cargo sin el requerimiento de licencia o título que amerite la capacidad, ya que la Norma Técnica Sectorial (NTS SI 02) es de aplicación voluntaria.

constitución de pólizas de garantía. 

El Gobierno Nacional, podrá disponer la constitución de pólizas que garanticen el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los administradores de edificios o conjuntos de uso comercial, mixto, o residencial. En todo caso, el monto máximo asegurable será equivalente al presupuesto de gastos del edificio o conjunto para el año en que se realiza la respectiva designación.

Funciones del administrador.

La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. La ley señala de manera expresa como sus funciones básicas las siguientes: 

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros. 

2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edifico o conjunto. 

3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la Asamblea General y del consejo de administración, si lo hubiere. 

4. Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal. 

5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. 

6. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la Asamblea General en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal. 

7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal. 

8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderado cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la Asamblea General de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica. 

10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija. 

11. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la Asamblea General o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones. 

12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en la ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la Asamblea General o el consejo de administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas. 

13. Expedir paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular. 

14. Las demás funciones previstas en la ley o en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la Asamblea General de propietarios. 

 El artículo 51 de la Ley 675 del 2001 habla de las funciones del administrador, lo mismo que en su parágrafo, señala: Cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto.

¿Quién nombra el administrador?

El artículo 38 de la Ley 675 del 2001 indica que será función de la asamblea general de propietarios, como órgano de dirección de la persona jurídica, nombrar el administrador de la propiedad horizontal, así como fijar su período y remuneración.

“Artículo 38. La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:

1. Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración”.

Administración provisional.

Mientras el órgano competente no elija al administrador del edificio o conjunto, ejercerá como tal el propietario inicial, quien podrá contratar con un tercero tal gestión. 

No obstante, una vez se haya construido y enajenado un número de bienes privados que representen por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad, cesará la gestión del propietario inicial como administrador provisional. 

Cumplida la condición a que se ha hecho referencia, el propietario inicial deberá informarlo por escrito a todos los propietarios del edificio o conjunto, para que la asamblea se reúna y proceda a nombrar el administrador, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes. De no hacerlo el propietario inicial nombrará al administrador definitivo.